Tietosuojaseloste ja henkilötietojen käsittely

1. Rekisterin nimi

Venepaikat – laskutusrekisteri, hakija- ja vaihtajarekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Järvenpään kaupunki, kaupunkikehitys

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot

Satu Hänninen, Esikuntapäällikkö 

Kaupunkikehitys / Esikunta

puh. 040 315 2457

4. Kunnan tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavissa Järvenpään kaupungin verkkosivuilta www.jarvenpaa.fi, hakusanalla ”tietosuojavastaava”.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja kerätään venepaikkalaskutuksen hoitoa varten sekä venepaikan hakija-/vaihtajatietojen listaukseen. Kyseessä asiakassuhde rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. 

6. Rekisterin tietosisältö

Järvenpään kaupungin Karttakaupasta aineistoja hakeneet

Tietosisältö:

Etunimi, Sukunimi, Katuosoite, Postinumero, Paikkakunta, Puhelin, Sähköposti, Henkilötunnus

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Sähköisen Karttakaupan asiakasrekisteri

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan oma ilmoitus ja Facta-Kuntarekisteri

Keskeinen lainsäädäntö:

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

8. Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta, henkilömatrikkeleita tai sukututkimusta varten.

9. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Kaksi vuotta.  

Keskeinen lainsäädäntö:

Arkistolaki 831/1994 luku 4

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin ja säilytetään laissa määrätyn ajan.

Sähköisesti tallennettu aineisto:

Järvenpään kaupungin käyttämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat tulee vaihtaa säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Ei automaattista päätöksentekoa

13. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu.

Tietojen tarkastuspyynnön voi tehdä kaupungin lomakkeella tai riittävin tiedoin vapaasti kirjoitettuna. Tarkastuspyynnön tulee olla omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla tunnistettu. Pyyntö toimitetaan käsiteltäväksi kaupungin kirjaamoon, jossa pyyntö kirjataan asianhallintajärjestelmään ja toimitetaan rekisterinpitäjälle.

Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä, viimeistään 1 kk kuluessa pyynnön saapumisesta, jolloin tiedot ovat saatavilla tai tiedon pyytäjälle ilmoitetaan mahdollisen viivästymisen syy. Tiedot ovat saatavilla viimeistään 3 kk kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

14. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Tietojen korjauspyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Tietojen käsittely tämän rekisterin sisällä ei perustu suostumukseen.

16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojensa poistamista taikka käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)

Henkilö voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista (Art 18) tai vastustaa tietojensa käsittelyä.

Henkilö voi pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. (Art 20)

Henkilöllä on oikeus tulla unohdetuksi, tiedot poistetaan rekisteristä tietyin edellytyksin, Art 17

17. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

18. Muu informaatio

Tietosuojaseloste on nähtävillä kaupungin verkkosivuilla ja Järvenpään kaupungin Seutulantalon palvelupisteessä.

19. Rekisterihallinto

Järvenpään kaupunki, kaupunkikehitys

Hallintosäännön 7 luku 52 §. "Kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät. Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä sekä mm. Kohta 1. ”vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta." sekä Kohta 4 ”päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, valvonta ja seuranta) sekä nimeää kaupungin arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää.”

Etunimi ja Sukunimi *

Sähköposti *

Puhelinnumero

Yritys

Viesti *